Estudios de caso
Libere todo su potencial de adquisición con una gestión avanzada de contratos
Teniendo en cuenta las necesidades de nuestro cliente en el sector de petróleo y gas, la sustitución del sistema de gestión de contratos heredado fue esencial por la solución de Ivalua. La herramienta CMS anterior estaba desactualizada y no tenía soporte, lo que requería la migración de grandes volúmenes de datos y documentos a la nueva solución elegida.
La transición a la solución de Ivalua realizada por OJC Consulting ha llevado a una gestión de contratos más eficiente y a la optimización de las operaciones en todos los departamentos.
Necesidad de una implementación rápida y eficiente en un corto plazo de 4 meses.
Modernización de las plantillas de contratos para una gestión más coherente y adherencia a la política de la empresa.
Mejora de la calidad de los datos para simplificar y hacer que la gestión de contratos sea más fiable.
Automatización del proceso de adquisición para aumentar la eficiencia del equipo.
Nuestro cliente es una empresa pionera en el sector energético con un portfolio y ambiciones que abarcan toda la transición energética.
Su estrategia se centra en entregar la producción de manera segura desde sus activos existentes, cumpliendo y minimizando los riesgos de sus obligaciones de desmantelamiento, y aprovechando las oportunidades estratégicas de transición energética de sus activos existentes.
Con más de 30 años de producción, el portfolio de nuestro cliente es predominantemente de gas (96%), proporcionando energía para alimentar hogares y negocios en el Reino Unido y Europa. Su proyecto de captura de carbono MNZ tiene como objetivo proporcionar una solución de descarbonización permanente y de clase mundial para la industria.
La transición a Ivalua implicó la migración de datos, incluyendo documentos contractuales.
Basado en los módulos estándar de Sourcing y Proveedores, se añadió el módulo de Contratos, el cual fue posteriormente altamente personalizado para integrar datos específicos, como números históricos de proveedores y contratos marco.
Además, se utilizó el complemento "Formulario de Ingreso" para facilitar la recopilación de nuevas solicitudes de proveedores y adquisiciones de alrededor de 500 usuarios, incluyendo empleados y subcontratistas.
La información contractual extraída por OJC fue ajustada en colaboración con el cliente para adecuarse al modelo de Ivalua diseñado a medida.
La extracción, revisión e importación de contratos, así como la integración de datos de proveedores y bancarios, se llevaron a cabo mediante procesos ETL.
La integración con la plataforma de firma electrónica DocuSign aseguró la seguridad óptima para la firma de contratos de proveedores.
La integración de los usuarios se optimizó a través de un inicio de sesión único (SSO), acompañado de importaciones diarias de archivos cifrados con PGP a través de SFTP.
Implementación exitosa de la solución de Ivalua con una amplia personalización del módulo de contratos en tiempo récord.
Redacción de contratos optimizada gracias a una colaboración superior con los proveedores en una plataforma multifuncional y fácil de usar.
Proceso de adquisición mejorado y automatizado debido a una colaboración interna fluida y eficiente y a una mejora en la calidad de los datos.
Accesibilidad facilitada por la introducción de “formularios de solicitud” que permiten a los usuarios (ya sean expertos en la solución o principiantes) enviar solicitudes de adquisición y de nuevos proveedores.