OJC Consulting (Spanish) - Gestión del cambio

Estudio de impacto

La gestión del cambio es un proyecto por derecho propio que requiere una preparación rigurosa. Esta preparación comienza con un análisis en profundidad de la transformación prevista, articulada en cuatro etapas:

Mapeo de procesos transformados: Un análisis comparativo de procesos y herramientas antes, durante y después de la transformación permite identificar las operaciones que se agregarán, eliminarán, automatizarán, descompondrán o, por el contrario, fusionarán. Este análisis da como resultado un mapeo preciso de los procesos y sus interacciones, así como de las herramientas involucradas en cada etapa.
Identificación de los actores impactados: el mapeo de procesos y su transformación permite identificar con precisión a todos los actores, internos y externos, que se verán impactados, ya sea por un cambio en las atribuciones o métodos de trabajo, o por una evolución de las herramientas puestas a su disposición.
Cuantificación de las necesidades de formación: la cualificación y cuantificación de las poblaciones de actores afectados, y el alcance de los cambios a los que tendrán que hacer frente, permite evaluar las necesidades de formación, apoyo y comunicación que deben ponerse en marcha. Ya se pueden esbozar diferentes escenarios y métodos.
Definición de indicadores de éxito: la gestión del cambio tiene como objetivo objetivos claros de velocidad de adaptación, adopción por parte de los usuarios y satisfacción de los actores interesados, ya sean internos o externos. Te ayudamos a definir estos objetivos y los indicadores que medirán su consecución.

Este análisis de impacto es un marco esencial para el diseño y la ejecución de un plan de gestión del cambio eficaz.

Preparación

La gestión del cambio se prepara desde el principio, o incluso antes, del lanzamiento del proyecto de transformación. Luego se refina durante la fase de diseño del proyecto.

Identificación de "patrocinadores" y "embajadores": al designar como "patrocinadores" a los Directores que participan en el lanzamiento del proyecto de transformación, luego al nombrar "embajadores" dentro de las diferentes poblaciones de usuarios afectados, asocia a los actores clave que acompañarán la transformación a lo largo del proyecto.
Planes de comunicación y formación: el apoyo de los actores, internos o externos, requiere un plan de comunicación claro y un programa de formación adaptado a cada población.
Planificación detallada por fases/poblaciones: la planificación de las acciones de comunicación y formación debe estudiarse conjuntamente con la planificación del proyecto de transformación que acompañan.
Elección de los canales de formación y creación de materiales: dependiendo del número, ubicación y tipología de actores a capacitar, lo ayudamos a seleccionar los canales y materiales de capacitación más efectivos, luego nos encargamos de crear estos soportes.

Comunicación y formación

OJC Consulting ofrece a sus equipos un apoyo integral en la implementación de acciones de comunicación y formación:

Despliegue de planes de comunicación y formación.
Animación de la comunidad de embajadores.
Seguimiento de plataformas y materiales de formación.
Seguimiento y evaluación de la participación.

Capitalización

La gestión del cambio no se detiene con la implantación del proyecto de transformación, ni con la formación de los usuarios. Continúa mucho más allá, con el fin de anclar nuevos métodos y herramientas en los hábitos y la cultura de la empresa.

Este paso de "capitalización" se basa en particular en:

La celebración de los éxitos: es comunicando sobre la historia del proyecto, las ganancias y beneficios que ha traído y seguirá aportando a la empresa y a las personas, que puede continuar uniendo a sus equipos en torno a nuevas formas de trabajo.
La revisión de los indicadores monitoreados: el monitoreo de los indicadores a lo largo del tiempo, después de entrar en producción, permite notar la mejora en el rendimiento de los nuevos procesos y la adherencia del usuario. También permite identificar acciones adicionales de comunicación o formación a emprender.
Escuchar a los usuarios: en particular, recopilando comentarios y sugerencias de los usuarios, o creando "clubes de usuarios" que puedan influir en la continuación de la transformación, en un proceso de mejora continua.